Come scrivere meglio fermando il rumore intorno a te

di Debora Montoli / Blog, News / 07 mar 2022

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Scrivere richiede concentrazione. Se un tempo, con carta e penna, era più semplice isolarsi e costruire un ecosistema protetto a favore della focalizzazione e della creatività, oggi la scrittura online è compromessa dall’eccessivo rumore. Bisogna quindi capire come scrivere meglio, “spegnendo” questo caos intorno.

L’autore Cal Newport ha descritto molto bene questo problema nel libro “Un mondo senza email”.

Anche se non parla in modo specifico della scrittura, il concetto di mente alveare iperattiva aiuta a comprendere le cause che portano a scrivere male o solo nei ritagli di tempo.

Attenzione alle comunicazioni e ai social media

Secondo l’autore, il problema principale che si sta verificando nel mondo del lavoro è la sensazione di avere il flusso delle attività da svolgere strettamente collegato alle comunicazioni che arrivano da diversi canali. Email, chat, messaggi… sono loro che guidano le nostre giornate e lo fanno anche quando non lavoriamo, eliminando in questo modo quei momenti di serendipità così utili per arricchire la scrittura con buone idee e felici scoperte.

Le comunicazioni portano a un flusso di lavoro senza controllo, che distrugge l’ecosistema necessario per lavorare meglio. La mente alveare iperattiva è sempre collegata ai messaggi e non riesce mai a staccarsi da lì. Se proviamo a portare l’attenzione sull’attività più importante, si crea un accumulo nel cervello che ci rivuole nell’alveare perché pensiamo di perdere qualcosa. Ma questa condizione è solo causa di stanchezza e toglie l’ossigeno così vitale per la scrittura.

Un altro aspetto negativo e che spesso non colleghiamo al nostro modo di scrivere perché pensiamo dipenda da altro, riguarda la sensazione di sentirsi infelici. E l’infelicità non aiuta a lavorare bene. La comunicazione costante rende infelici perché è come se non rispondendo stessimo trascurando le nostre connessioni sociali.

Questi stati d’animo negativi peggiorano il vero oro di questi anni: l’attenzione.

Il libro di Newport riporta delle ricerche che evidenziano il legame tra lavoro e posta elettronica: i dipendenti controllano le comunicazioni una volta ogni sei minuti e un terzo delle loro giornate se ne va tra le email. RescueTime, il tool che permette di capire dove si spende il tempo, ha monitorato le abitudini informatiche di 50.000 utenti attivi. La media di lavoro ininterrotto e produttivo non supera i 15 minuti e ogni blocco viene fermato da diversi tipi di distrazione.

Una persona che deve scrivere un testo – che si tratti di una guida, un’email o un articolo – come può “entrare dentro” il suo lavoro con così tante interruzioni? La mente alveare ci incoraggia a pensare a più cose mentre scriviamo. Pensiamo alla risposta da dare all’email ricevuta mentre facciamo altro o pensiamo a cosa fare in seguito.

Un comportamento del genere ci porta a reagire molto sulle cose immediate e a perdere di vista il quadro generale o gli obiettivi più significativi a lungo termine.

L’errore è credere che una risposta immediata sia sinonimo di efficienza.

È un po’ quello che è successo anni fa nei reparti IT delle aziende. I dipendenti di altri reparti chiamavano e scrivevano di continuo per segnalare dei malfunzionamenti, ma il tempo da dedicare alle risposte superava il tempo necessario per svolgere il lavoro effettivo. Ed ecco che sono stati introdotti i sistemi di ticketing che automatizzano il processo di richiesta di intervento, lasciando più tempo ininterrotto da dedicare alla ricerca di soluzioni.

Una buona organizzazione è alla base di tutto

Tra i rimedi che possono aiutarci a creare le condizioni per capire come scrivere meglio creando il giusto distacco tra noi e le comunicazioni, troviamo l’organizzazione.

L’organizzazione dell’aspetto più importante, visto che non si può correggere il problema legato alle comunicazioni concentrandosi solo sulle email o sui messaggi.

Non devo organizzare le email (lo devo fare per un altro scopo), ma per lavorare meglio e fermare l’alveare, dovrò organizzare quello che c’è sotto le comunicazioni. Che cosa causa lo scambio infinito di messaggi? Che cosa mi porta via dalla scrittura? Che cosa posso fare per staccarmi dal continuo rumore che rovina la mia attenzione? Quali processi generano i messaggi e quali altri processi posso introdurre per ridurli?

Per capire come ridurre, o spostare, il tempo previsto per le comunicazioni, può essere utile ragionare in unità. Dovremmo prendere spunto da Hugh Grant che nel film “About a Boy” interpreta Will, un quarantenne che vive di rendita e che non ha la necessità di lavorare. E mi dirai: «Certo, se non lavora…», ma, aspetta, la parte interessante è che lui vive le giornate dividendo il tempo in unità. «La cosa importante nella vita da isola è pianificare le proprie attività e trovo che la chiave sia dividere la giornata in unità di tempo della durata di non più di trenta minuti: le ore intere possono intimorire un po’ e la maggior parte delle attività richiede circa mezz’ora.»

Alla fine del film scoprirà che nessun uomo è un’isola… ma il concetto di unità ce lo portiamo a casa. Pensando alla scrittura online e alle attività collegate, dovremmo stabilire quali azioni portano via meno unità di tempo.

Una videochiamata di gruppo per definire i punti da trattare in una presentazione o in un eBook potrebbe richiedere meno “gettoni” rispetto agli scambi infiniti su WhatsApp o su Slack. Un’email ben fatta e scritta in modo chiaro potrebbe rendere inutile una riunione. L’impostazione di un’automazione per evitare di riscrivere sempre le stesse cose potrebbe richiedere più gettoni nel breve termine, ma aiutare a guadagnare gettoni in futuro. Gettoni da dedicare alla parola scritta.

Si tratta di avere a disposizione case e alberghi del Monopoly e decidere su quale proprietà metterli per rendere più funzionale il flusso del nostro lavoro.

Ciò che conta è considerare l’organizzazione per migliorare la disposizione di case e alberghi come un investimento necessario, non come una seccatura o – peggio – una perdita di tempo. Il fine è sempre quello di creare un solido ecosistema che protegga dal rumore e permetta di concentrarsi sulla scrittura. I benefici che si ottengono non riguardano solo il portare a termine i testi da scrivere, perché molto probabilmente riuscirai a spuntare la tua lista in qualche modo. Ma è come superi le giornate che fa tutta la differenza del mondo e, anche se riesci a rispettare le scadenze, scrivere sempre in affanno non è una buona strategia.

Perché in fondo c’è modo e modo di lavorare (e di scrivere).

Crea il tuo ecosistema contro il rumore

Per curare il tuo ecosistema evita di iniziare la giornata – o il momento in cui hai un livello di energia più alto – gestendo le comunicazioni. Se parti dalle email o dalle notifiche, significa letteralmente buttare all’aria i momenti più preziosi che hai lasciando le briciole alla scrittura. L’autore Ryan Holiday fa di tutto per iniziare le giornate scrivendo e, in ogni caso, il concetto è quello di non sprecare i momenti di maggior rendimento con attività di basso valore consegnando la propria energia alle richieste ricevute. È importante allenarsi a essere proattivi e non reattivi. Immagina la parte delle comunicazioni come la squadra dei reattivi e la parte delle attività da svolgere come quella dei proattivi. Ti servono entrambe le squadre, ma scegli con intenzionalità quando entrare in una o nell’altra.

Per David Allen puoi fare qualunque cosa, ma non tutto. Puoi fare ciò che vuoi, ma i gettoni non sono infiniti ed ecco che diventa fondamentale definire le priorità. Ogni mese, ogni settimana e ogni giorno, pensa a tutto ciò che riguarda la tua vita e definisci gli aspetti che meritano più gettoni.

L’attenzione che decidi di mettere sui gettoni è molto più importante del tempo in sé. Puoi avere tutto il tempo del mondo, ma non ti servirà a molto se non riesci a contenere o a indirizzare le distrazioni per riservare i momenti più adatti alla scrittura. E qui ha ragione l’autore Nir Eyal quando dice che il contrario di distrazione non è focus, focalizzazione o concentrazione, ma è trazione. La dis-trazione è qualcosa che ti allontana da ciò che vorresti fare. La trazione è qualcosa che ti porta verso ciò che vorresti fare. In riferimento alla parola scritta, non è così immediato definire cosa rientra nel primo gruppo e cosa nel secondo, ma si tratta di una distinzione che va fatta quando organizzi le tue giornate.

È anche vero che non è sbagliato avere delle distrazioni, anzi, ben vengano soprattutto per mantenere viva la curiosità e la creatività, allontanando l’ansia da foglio bianco. Ma i problemi arrivano quando manca l’intenzionalità di svagarsi e decidere di vedere dei video su YouTube, dei post leggeri su Facebook, delle foto divertenti, e così via.Diciamo che se stai facendo ciò che ti aspettavi, è trazione. Diversamente, è distrazione e sta a te definire quando questa cosa è negativa o positiva. E se non organizzi i tuoi gettoni da dedicare alla scrittura, non hai dei punti fermi utili per capire quando una distrazione è brutta o bella.

Un esercizio per concludere? Il segreto è sempre la parola scritta, a penna o in digitale poco importa. Per un periodo di tempo, prendi nota delle distrazioni più significative scrivendo da cosa ti hanno tolto e che cosa potresti fare in futuro per migliorare un aspetto specifico.

Pensa ai gettoni che hai a disposizione e crea il tuo ecosistema che ti protegga dal rumore.